Odpovědi na otázky ohledně 360stupňové zpětné vazby

Jaký typ informací se zjišťuje během šetření?

  • Kompetence – dovednosti a schopnosti
  • Využití profesních znalostí – ve vztahu ke stávající pozici
  • Nezjišťují se osobností rysy, typy osobnosti apod.
  • Zjišťuje se jak se hodnocený chová, jedná a projevuje, nikoli co jsou jeho preference (jak by se nejraději choval)

Co získá z 360° zpětné vazby...

Hodnocená osoba?

  • Dozví se, jak ji vnímají ostatní lidé v pracovním okolí (nikoli pouze 1 člověk)
  • Uvidí, jaký rozdíl je mezi tím, co si o sobě myslí a co si o ní myslí ostatní lidé
  • Díky novým informacím může korigovat svoje chování
  • Má konkrétní základ pro další rozvoj
  • Výsledky 360ky lze velmi dobře využít jako základ pro koučování hodnoceného externím koučem.

Firma / organizace?

  • Prostřednictvím 360ky ukazuje zaměstnancům, jaké hodnoty a kompetence jsou pro ni důležité
  • Dává zaměstnancům podnět pro další rozvoj
  • Umožňuje hodnotitelům mít vliv na rozvoj kolegů
  • Demonstruje, že rozvoj lidí je pro ni důležitý
  • Ukazuje lidem, že každý názor má svoji důležitost (názor hodnotitelů)

Tým?

  • Členové týmu mohou nějak přispět k rozvoji svého kolegy (tím, že ho hodnotí)
  • Podporuje rozvoj týmu
  • Podporuje porozumění jak ostatní členové týmu chápou chování hodnoceného
  • Jestliže 360° zpětnou vazbu absolvují všichni členové týmu, je to základem pro vzájemnou diskusi o zlepšení práce týmu

Podle jakých kritérií se vybírají respondenti (hodnotitelé)?

  • Jak dlouho zná respondent hodnocenou osobu. Mělo by to být déle než půl roku.
  • Jak často jsou pracovně  v kontaktu.
  • Zda rozumí tomu, co hodnocený dělá – v čem spočívá jeho práce.
  • Je dobré vybrat mix těch, kdo hodnotí hodnoceného obecně dobře a těch, kdo ho hodnotí hůře.

Jaká media se používají při realizaci 360° zpětné vazby?

  • Papír – tužka
  • Elektronicky – link na server (v současnosti převládá)
  • Interview (užívá se nejméně)

Kdo dostává výstupní zprávu 360°zpětné vazby hodnoceného?

Kompletní zprávu dostává pouze hodnocená osoba. HR útvar a / nebo nadřízený dostávají akční plán, případně shrnutí (oblasti pro rozvoj a silné stránky). Jestliže byla vytvořena skupinová výstupní zpráva, dostává HR a manažer i tu.

Detailní zprávu za jednotlivce dostává standardně pouze hodnocená osoba.

Jestliže to firemní kultura umožňuje, může se hodnocený domluvit s nadřízeným a zprávu s ním projít. Tento krok je třeba zvážit a není možný ve všech firmách.

Bez hlubšího zamyšlení by se mohlo zdát, že když bude manažer (nadřízený) znát podrobné výsledky, může lépe podpořit  hodnoceného v rozvoji.

Ve skutečnosti tomu tak často není. Mnoho manažerů zapomene, co je podstatou a cílem 360° zpětné vazby a použije výsledky jako jakýsi bič, přebere výstupy z 360ky jako svůj nástroj k vytváření tlaku na hodnoceného.

To přináší další konsekvence:

  • Lidé se obávají procesu 360°zpětné vazby
  • Hodnotitelé se obávají hodnotit pravdivě, nadhodnocují
  • Hodnotitelé nepíšou konstruktivní doporučení
  • Hodnocení se obávají výsledků a nejsou schopni je využít jako základ pro svůj rozvoj
  • Z nástroje rozvoje se stává nástroj obav a stresu

Kolik by měl mít dotazník otázek?

  • Tak jako u všech průzkumů je třeba najít přiměřený počet otázek.
  • Pro celkové hodnocení všech standardních manažerských kompetencí bychom se měli dostat na 40 až 80 otázek, ideálně do 50 otázek.
  • Jestliže se šetření týká jen jedné či dvou konkrétních kompetencí, není důvod jakkoli dotazník natahovat a může stačit 10 otázek.  

Je vhodné využívat standardní dotazníky nebo je lépe připravovat je na míru?

V případě, že se jedná o celkový přehled o kompetencích hodnoceného a kompetence z dostupného standardního dotazníku odpovídají těm, které využívá daná organizace nebo organizace žádné svoje kompetence a hodnoty nemá definované, je využití standardního dotazníku v pořádku.

Šití na míru je důležité:

  • Pokud má organizace svůj kompetenční model a chce na něj navázat věcně i terminologií i při 360° zpětné vazbě.
  • Pokud je cílem měření hodnotit jenom konkrétní výsek práce hodnoceného, nemá smysl zatěžovat respondenty dalšími otázkami, které nejsou momentálně podstatné.
  • Pokud pro konkrétní osobu nejsou z jakéhokoli důvodu otázky relevantní – respondenti na ně nemohou odpovědět.

Jak lze zabezpečit anonymitu a jak přesvědčit zaměstnance, že je skutečně zabezpečená?

  • Vybrat externího dodavatele 360ky / správce serveru.
  • Umožnit přístup k dotazníkům vždy pouze na základě hesla, které je různé pro každého respondenta – u on-line vyplňování.
  • Informovat podrobně a více kanály zaměstnance o průběhu a nakládání s výsledky 360° zpětné vazby.
  • Dodržet zásadu vytištění pouze jedné výstupní zprávy pro jednu hodnocenou osobu.
  • Zodpovědět seriózně všechny případné další dotazy zaměstnanců ohledně anonymity.

Jak často by se měla 360° zpětná vazba opakovat?

  • Jestliže jde o šetření, které se týká úzkého výseku chování hodnoceného a dotazník má 10 až 15 otázek, je možné ho opakovat častěji.
  • Pokud se jedná o hodnocení v celé šíři, ukazuje se, že opakování po 1 roce je vyhovující.
  • V každém případě je třeba, aby byl takový časový interval mezi dvěma následujícími hodnoceními, že hodnocený bude vůbec schopen nějak svoje chování změnit a hodnotitelé budou mít možnost změnu zaznamenat.
  • Dalším aspektem je ochota respondentů odpovídat.

Jaký je rozdíl mezi určováním typologie osobnosti a 360° zpětnou vazbou?

Kromě odlišné metodologie se jedná především o tyto zásadní rozdíly:

  • Typologie osobnosti říká, jaké máme preference chování, jak bychom se chovali nejraději a jaké chování je pro nás nejsnadnější. Oproti tomu 360 zjišťuje, jak se chováme, nikoli jak bychom se chovali nejraději. Respektive jak naše chování vnímají kolegové, podřízení atd.
  • Typologie se týká pracovní i nepracovní oblasti, 360ka se soustředí výhradně na pracovní oblast našeho života.

Jak lze definovat správnou otázku do dotazníku?

Správná otázka splňuje následující:

  • Týká se chování, které lze vidět / pozorovat
  • Obsahuje sloveso, které vyjadřuje akci
  • Jedna otázka popisuje jednu aktivitu (příbuznou skupinu aktivit)
  • Otázka je srozumitelná a jednoznačná
  • Vyjadřuje požadované chování
  • Popisuje důležité (vzhledem k pozici) chování
  • Je nám (tvůrcům dotazníku) zřejmé, o které kategorii (společně s dalšími otázkami) vypovídá

Lidé, kteří nemají praxi ve vytváření otázek do průzkumů, by měli být opatrní, aby měl dotazník, který vytvoří vlastními silami, skutečnou vypovídací hodnotu.

Jaká by měla být hodnotící škála?

V Čechách je častá tendence využívat pětistupňovou hodnotící škálu, která má klasické nedostatky:

  • příliš malý výběr možností,
  • malá možnost zachytit progres
  • Je snadné dát „něco“ uprostřed

Výhodou je, že se velice snadno vyhodnocuje

Doporučuje se škála od 6 bodů výše.

Může se stát, že v některé firmě jsou hodnotitelé „přísnější“ než v jiné firmě?

Ano, stává se to běžně. Je to další důvod proč nelze s výsledky zacházet bezmyšlenkovitě a vidět za nimi jen čísla.

Co je na zorganizování 360°zpětné vazby ve firmě nejobtížnější?

Nejspíš časová a organizační náročnost. Na hodnocení 1 člověka se (kromě něho samotného) podílí dalších 10 až 20 lidí, kteří ho hodnotí. Každému z nich to zabere 10 až 20 min. Všechny je třeba informovat o smyslu a průběhu hodnocení, časově synchronizovat rozesílání a / nebo sběr dotazníků, případně upomenout ty, kteří nevyplnili. Je třeba mít na paměti, že když se ve firmě hodnotí např. 2. úroveň managementu, která čítá 6 osob, každý z těchto manažerů hodnotí sebe + ostatní (kolegy). Potom časová náročnost na jednoho hodnotitele roste.

Mohou být výsledky 360ky nějak zneužité?

Jestliže se s ní nakládá standardně – jak by mělo, není jak výsledky zneužít.

Stává se, že pracovníci HR útvarů vysloví požadavek, že by chtěli dostat kompletní výstupní zprávu za každého člověka. Je na dodavateli, aby vysvětlil, že to není vhodné a jaké by mělo následky, kdyby hodnotitelé i hodnocení zjistili, že tyto zprávy slouží i k něčemu jinému než jen k podpoře rozvoje dané osoby.

Existuje něco jako zpráva za skupinu? Kdy je vhodné ji vytvořit a co z ní lze vyčíst?

Zpráva za skupinu sumarizuje výsledky jednotlivců. Má smysl, když má skupina něco společného. Např. hodnocení lidé jsou z jednoho útvaru. Můžeme hledat nějaké tendence, společné pro všechny ve skupině. Např. relativně nízké komunikační dovednosti celé skupiny. S tímto faktem lze potom dále pracovat. Anonymita zůstává stále zachovaná.

Může se s výsledky 360° zpětné vazby pracovat ve skupině?

Když ve firmě proběhne 360°zpětná vazba pro 1 útvar nebo pro 1 úroveň managementu, lze následně vést workshop s touto skupinou, který s výsledky 360° ZV pracuje. Vzhledem k tomu, že lidé hodnotili sami sebe a své kolegy, je užitečné společně diskutovat a hledat, co by bylo dobré zlepšit, co si kdo pod různými pojmy představuje, jaká by navrhoval opatření, aby se např. zlepšila komunikace v rámci celé této skupiny apod. Je to hledání možností rozvoje na úrovni skupiny, nikoli na úrovni jednotlivce. Workshop musí vést schopný facilitátor, který dokáže udržet diskusi nasměrovanou striktně na zlepšení / rozvoj a nenechá prostor pro jakékoli obviňování.

Ideální kombinace je individuální konzultace s jednotlivci a následně workshop se skupinou.